Privacybeleid

Privacybeleid

In dit Privacybeleid (samen met de Algemene voorwaarden (www.hermeq.com/uk/en/terms-conditions (/voorwaarden)) wordt uiteengezet welke persoonsgegevens HERMEQ B.V. ("wij", “we” of "ons") kan verzamelen en hoe we deze persoonsgegevens zullen verwerken en gebruiken. Lees het volgende zorgvuldig door om inzicht te krijgen in onze opvattingen met betrekking tot uw persoonsgegevens en hoe wij deze zullen behandelen.

Ten aanzien van de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (“AVG”), is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerkingen zoals beschreven in dit Privacybeleid:

Bedrijfsnaam: HERMEQ  B.V.

Geregistreerd adres: John M. Keynesplein 10, 1066EP Amsterdam, Nederland.

Ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder: 91365562.

Daarnaast kan HERMEQ UK Ltd als (gezamenlijk) verwerkingsverantwoordelijke ook betrokken zijn bij de verwerking van uw persoonsgegevens:

Bedrijfsnaam: HERMEQ UK LIMITED.

Geregistreerd adres: Sams Lane, West Bromwich, Engeland, B70 7ED.

Bedrijfsnummer: 10147984

Als u hierover nadere informatie wenst te ontvangen, dan kunt u contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens.

Dit Privacybeleid is van toepassing op verwerkingen van de persoonsgegevens van de volgende categorieën van betrokkenen:

• Onze klanten;
• Werknemers van onze klanten; en
• Bezoekers van onze website.

1. Persoonsgegevens die wij over u verzamelen

De informatie die we over u verzamelen kan het volgende omvatten;

• Contactinformatie (bijvoorbeeld e-mailadres en telefoonnummers);
• Financiële informatie (bijvoorbeeld uw bankrekening); en

Deze informatie kan afkomstig zijn van:

• Uw gebruik van ons e-commerce platform; bijvoorbeeld wanneer u een product bij ons koopt of ons vraagt om u een gepersonaliseerde offerte te geven;.
• De manier waarop u uw online account gebruikt en als u een handelsaccount bij ons opent;
• Uw digitale apparaten door middel van cookies;
• Uw interactie met ons, inclusief informatie die u vrijwillig met ons deelt in het kader van een vraag of verzoek; of

2. Hoe wij uw persoonsgegevens verwerken

De Nederlandse privacywetgeving staat ons toe om uw persoonsgegevens te verwerken op voorwaarde dat we een wettelijke grondslag hebben om dit te doen. De grondslagen waarop wij ons baseren om uw persoonsgegevens te gebruiken, zijn:

• U heeft ons toestemming gegeven;
• Wij moeten uw gegevens gebruiken om onze verplichtingen uit hoofde van onze overeenkomst met u na te komen;
• Wij moeten uw gegevens gebruiken om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons van toepassing is; en

Wij (of een derde partij) hebben een gerechtvaardigd belang bij het gebruik van uw informatie dat zwaarder weegt dan uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden.In de onderstaande tabel hebben we uiteengezet voor welke doeleinden wij uw persoonsgegevens verwerken en op basis van welke wettelijke grondslag.

Doeleinden	Wettelijke grondslag
Het verifiëren van uw identiteit en andere door u verstrekte informatie. Het voorkomen en opsporen van fraude, witwassen of andere misdrijven. Het beheren van uw account(s) bij ons. Het opstellen van geanonimiseerde statistische rapporten op basis van informatie over u en andere klanten om ons te helpen ons bedrijf beter te beheren, bijvoorbeeld door onze risicomodellen te verbeteren. Het verbeteren van de relevantie van marketingberichten die we u kunnen sturen. Het analyseren, beoordelen en verbeteren van onze diensten aan klanten en voor trainings- en controledoeleinden. Het vaststellen, uitoefenen en verdedigen van juridische claims vorderingen. Het toesturen van service- en marketingberichten aan u.	Wij voeren deze verwerkingen uit op grond van onze gerechtvaardigde belangen, namelijk: Het ontwikkelen van nieuwe producten en diensten die onze klanten nuttig vinden. Het beschermen van onze klanten tegen onnodige risico’s. Fraude en witwassen voorkomen om ons bedrijf te beschermen. Onszelf en onze klanten beschermen tegen schade aan onze collectieve rechten en belangen. Uw identiteit en alle andere informatie die u ons hebt verstrekt verifiëren. Fraude, witwassen of andere misdrijven voorkomen of opsporen. Regelgeving melden. Voldoen aan meldplichten op grond van toepasselijke regelgeving.
Het verifiëren van uw identiteit en alle andere informatie die u ons hebt verstrekt. Het voorkomen en/of opsporen van fraude, witwassen van geld of andere misdrijven. Het voldoen aan meldplichten op grond van toepasselijke regelgeving.	Wij verwerken deze persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld: NL/EU wet- en regelgeving tegen witwassen. NL/EU/VN sancties (die ons verbieden producten te leveren aan bepaalde personen). Regels en voorschriften opgelegd door de Autoriteit Financiële markten en andere publieke instellingen. Uw identiteit en alle andere informatie die u ons hebt verstrekt te verifiëren. Fraude, witwassen of andere misdrijven te voorkomen of op te sporen. Uw account bij ons beheren.
Het verifiëren van uw identiteit en alle andere informatie die u ons heeft verstrekt. Het voorkomen en/of opsporen van fraude, witwassen van geld of andere misdrijven. Het beheren van uw account bij ons.	Wij verwerken deze persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan onze verplichtingen op basis van de overeenkomst die wij met u zijn aangegaan met u, bijvoorbeeld:. Om uw vragen te beantwoorden. Om u in staat te stellen ons e-commerce platform te gebruiken. Om ons in staat te stellen de door u gevraagde diensten of betalingsvoorwaarden te leveren.
Het sturen van marketingberichten sturen namens derden.	Wij verwerken deze persoonsgegevens op basis van uw toestemming.

 

U hoeft ons uw persoonsgegevens niet te verstrekken. We hebben uw persoonsgegevens in sommige situaties echter nodig, omdat de wet ons verplicht om bepaalde gegevens over u te vragen of om onze overeenkomst met u na te komen.. Dit betekent voor deze situaties dat wij u onze producten en diensten niet kunnen aanbieden, zonder uw persoonsgegevens.

Wanneer u zich bij HERMEQ B.V. registreert, geven wij u de optie om af en toe onze updates te ontvangen. Deze berichten informeren u over nieuwe functies op onze website, vragen uw mening en informeren u over producten die u misschien nog niet gebruikt. We sturen deze berichten alleen als er iets is dat de moeite waard is om u over te berichten. Als u deze berichten niet wilt ontvangen, kunt u de afmeldlink in desbetreffend bericht aanklikken of ons bellen of e-mailen.          

3. Met wie wij uw persoonsgegevens delen

We kunnen uw informatie delen met de volgende derden op een need-to-know basis zodat we uw informatie kunnen gebruiken voor de hierboven beschreven doeleinden. Wij delen uw informatie slechts met derden als (i) dit noodzakelijk is voor de dienstverlening van derden; (ii) de geautoriseerde personen met toegang tot de persoonsgegevens verplicht zijn deze vertrouwelijk te behandelen; en (iii) zij verplicht zijn te voldoen aan de wet- en regelgeving die van toepassing is op de verwerkingen van persoonsgegevens.

Kredietreferentie- en fraudepreventiebureaus;

• Bevoegde toezichthouders of overheidsinstanties, bijvoorbeeld de Autoriteit Financiële markten en de politie;
• Geautoriseerde personen werkzaam bij HERMEQ B.V. die betrokken zijn bij de desbetreffende verwerkingsactiviteit;
• Geautoriseerde personen werkzaam bij incassobureaus en advocatenkantoren die ons helpen geld te innen dat u ons verschuldigd bent;
• Geautoriseerde personen die werkzaam zijn voor onze leveranciers en onderaannemers die betrokken zijn bij de desbetreffende verwerkingsactiviteit;
• Uw klanten van wie u goederen of diensten hebt gebruikt met behulp van producten die door ons zijn geleverd;
• Iedereen aan wie wij onze activa geheel of gedeeltelijk kunnen overdragen.

Wij geven geen klantgegevens door aan andere klanten van HERMEQ B.V. Wij zijn niet verantwoordelijk voor misbruik van transactiegegevens door anderen, maar u moet ons onmiddellijk op de hoogte stellen als u het slachtoffer bent van misbruik van die informatie.

4. Beveiliging

Beveiligingsmaatregelen

Het beschermen van uw privacy en uw persoonsgegevens staat bij ons hoog in het vaandel. Daarom hebben wij passende technische en organisatorische maatregelen ingericht om op die manier uw persoonsgegevens te beveiligen en te beschermen. Zo voorkomen wij tevens inbreuken op de vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en integriteit van uw gegevens. Alle medewerkers van HERMEQ B.V. en eventuele andere personen die diensten verrichten voor ons zijn verplicht de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens te respecteren.

Beveiligingsbeleid

Wij hanteren een intern beleid en procedures waarin verder wordt uitgelegd op welke wijze HERMEQ B.V. een passend niveau van technische en organisatorische beveiliging bewerkstelligt. Tevens is bij ons een procedure van kracht in het geval van een (eventueel) datalek. Hierin is onder andere bepaald dat HERMEQ in overeenstemming met, en wanneer vereist onder, de toepasselijke wet- en regelgeving de bevoegde autoriteit en betrokken personen informeert.

5. Doorgifte

We geven uw gegevens momenteel door naar buiten de Europese Economische Ruimte (EER), namelijk naar het Verenigd Koninkrijk (“VK"). Deze doorgifte is gelegitimeerd op grond van twee adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie voor het VK. Hiermee geeft de Europese Commissie aan dat het VK een passend beschermingsniveau van persoonsgegevens waarborgt. 

Als uw persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land buiten de EER waarvoor geen adequaatheidsbesluit geldt, wordt door ons een toepasselijk modelcontract (Standard Contractual Clauses) overeengekomen met de relevante partij. Dit is een standaard contract om de bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen, dat is goedgekeurd door de Europese Commissie, waarvan de bijlagen door partijen worden ingevuld. Zie deze link voor de diverse modelcontracten.

U kunt contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens als u aanvullende informatie wenst te ontvangen over de manier waarop wij doorgifte van uw persoonsgegevens naar landen buiten de EER legitimeren.

6. Hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de verwerkingsdoeleinden, tenzij deze langer nodig zijn in het kader van een juridische procedure, voor het voldoen aan een toepasselijke minimale bewaartermijn, of om te voldoen aan een andere toepasselijke wettelijke verplichting.

Wij bewaren uw gegevens tot minimaal vijf jaar nadat u uw HERMEQ account heeft afgesloten, om fraude en andere financiële misdrijven te voorkomen, om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen en om juridische vorderingen vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen. In uitzonderlijke omstandigheden, bijvoorbeeld als er een regulerend onderzoek loopt of een rechtsvordering wordt ingesteld, kunnen we onze informatie langer dan de periode van vijf jaar bewaren. Wij beoordelen periodiek of er voor het bewaren van persoonsgegevens een deugdelijke reden is. Ontbreekt die, dan eindigt onze bewaarplicht en vernietigen wij de persoonsgegevens.

7. Gevolgen van verwerking

Als wij, of een fraudebestrijdingsinstantie, bij u een fraude- of witwasrisico vaststellen, kunnen wij weigeren om u de diensten of financiering te verstrekken waarom u hebt verzocht, of om u in dienst te nemen, of we kunnen de bestaande diensten aan u stopzetten.

Een dossier van elk fraude- of witwasrisico kan worden bewaard door fraudebestrijdingsinstanties en kan ertoe leiden dat anderen weigeren u diensten of financiering te verstrekken of u in dienst te nemen. Als u hierover vragen hebt, kunt u contact met ons opnemen via de bovenstaande gegevens.

8. Uw privacyrechten

Op basis van de Algemene verordening gegevensbescherming heeft u verschillende privacyrechten, deze zijn hieronder opgenomen.

Recht op informatie

We moeten u bepaalde informatie verstrekken op het moment dat we uw persoonsgegevens verzamelen, waaronder hoe we deze gebruiken en de rechtsgrondslag hiervoor, met wie we deze delen, hoe lang we van plan zijn deze te bewaren, waar we de informatie vandaan hebben en wat uw rechten zijn met betrekking tot deze informatie. U vindt deze informatie in dit Privacybeleid.

Recht van inzage

We moeten u een kopie van uw gegevens verstrekken, tenzij het verstrekken van een deel van of al uw gegevens een negatieve invloed zou hebben op de rechten en vrijheden van anderen, of de wet ons toestaat niet aan uw verzoek te voldoen. U kunt toegang tot uw

persoonsgegevens verkrijgen door een e-mail te sturen naar accounts@hermeq.com of door ons te bellen op 0800 0432 520. Wij streven ernaar om u binnen 30 dagen te voorzien van uw informatie. In het geval dat wij langer nodig hebben om uw verzoek af te handelen door de complexiteit of het aantal zullen wij u uiterlijk een maand na ontvangst informeren dat wij maximaal twee maanden langer de tijd nodig hebben. Binnen drie maanden ontvangt u een inhoudelijke reactie op uw verzoek.

Recht op rectificatie

U kunt ons vragen om alle informatie te corrigeren die volgens u (i) onjuist is (ii) onvolledig is of niet ter zake doet voor het doel waarvoor het is verzameld of (iii) dat het gebruik ervan anderszins in strijd is met toepasselijke wet- en regelgeving. We zullen uw informatie zo snel mogelijk bijwerken. Het kan zijn dat u ondersteunend bewijs moet leveren voordat we uw verzoek in behandeling kunnen nemen; bijvoorbeeld een kopie van uw huwelijksakte als u uw naam wilt bijwerken. Dit privacyrecht is niet bedoeld professionele meningen, conclusies of indrukken te bewerken waar u het niet mee eens bent. HERMEQ kan echter wel in overweging nemen om uw mening toe te voegen.

Recht op wissing ('recht om vergeten te worden')

U kunt ons vragen uw persoonsgegevens te wissen:

• Als u denkt dat het niet langer noodzakelijk is dat wij uw gegevens bewaren;
• Als u uw (expliciete) toestemming voor verwerking intrekt;
• Als u succesvol bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons;
• Als u denkt dat wij geen legitieme gronden hebben om uw gegevens te verwerken;
• Als u denkt dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig gebruiken; of
• Als u vindt dat we uw persoonsgegevens moeten verwijderen omdat de wet ons daartoe verplicht.

Recht op beperking van de verwerking

Dit recht houdt in dat u kunt vragen of wij uw persoonsgegevens wel opslaan, maar ze niet nader verwerken. U kunt ons vragen om te stoppen met het gebruik van uw persoonsgegevens:

• Als u denkt dat uw persoonsgegevens onjuist zijn;
• Als u denkt dat wij uw persoonsgegeven onrechtmatig verwerken;
• Als u niet wil dat we uw persoonsgegevens vernietigen omdat u het nodig hebt voor juridische procedures;
• Als u ons hebt verteld dat we geen rechtmatige reden hebben om uw persoonsgegevens te gebruiken en we uw verzoek in overweging nemen.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Als we uw gegevens gebruiken op basis van uw toestemming of omdat we ze nodig hebben om onze contractuele verplichtingen tegenover u na te komen, kunt u ons vragen om uw persoonsgegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar format te geven of om ze over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Recht op bezwaar

We kunnen uw persoonsgegevens gebruiken om onze gerechtvaardigde belangen te behartigen; we kunnen bijvoorbeeld informatie over u gebruiken om onze marketingboodschappen te verbeteren omdat we er een gerechtvaardigd belang bij hebben ervoor te zorgen dat onze klanten op de hoogte zijn van nieuwe producten waar ze profijt van zouden kunnen hebben. We geven u altijd het recht om bezwaar te maken wanneer we uw persoonsgegevens willen gebruiken voor onze gerechtvaardigde belangen.

Klachtrecht

U heeft te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder op het moment dat u van mening bent dat er een privacy-inbreuk heeft plaatsgevonden. Zie paragraaf 12.

Intrekken van uw toestemming

Als u toestemming hebt gegeven voor het verwekren van uw persoonsgegevens, kunt u die te allen tijde en kosteloos intrekken. Als u geen marketingberichten meer wilt ontvangen, neem dan contact op met onze klantenservice op accounts@hermeq.com.

Het kan voorkomen dat u een van uw rechten wilt uitoefenen en wij niet op uw verzoek kunnen ingaan, bijvoorbeeld omdat we dwingende legitieme redenen hebben om uw gegevens te gebruiken of omdat we uw gegevens moeten bewaren om te voldoen aan een wettelijke verplichting. In dat geval zullen we u informeren over waarom uw verzoek (gedeeltelijk) is afgewezen en wat u verder kunt doen.

U kunt ons uw verzoek sturen door een e-mail te sturen naar accounts@hermeq.com of door ons te bellen op 0800 0432 520.

9. Een klacht indienen

Als u niet tevreden bent over de manier waarop we met uw informatie zijn omgegaan, kunt u uw zorgen voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens, de instantie die de verwerking van persoonlijke informatiepersoonsgegevens in het Nederland reguleert, op:

10. Cookies

We gebruiken "cookies", die kleine hoeveelheden informatie op uw computer of apparaat opslaan om bepaalde informatie van uw webbrowser te kunnen verzamelen.

11. Wijzigingen in dit privacybeleid

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. Als we wijzigingen aanbrengen, publiceren we het bijgewerkte beleid op deze pagina.Wij adviseren u om regelmatig de inhoud van dit beleid te bekijken. U ziet hier altijd de laatste datum van wijziging. Over belangrijke wijzigingen wordt extra geïnformeerd.

Dit Privacybeleid is voor het laatst bijgewerkt op 13 februari 2024.